Persondataforordningen - Foreningen Dansk Vin

Hvad er persondataforordningen?

Persondataforordningen er et EU regulativ, som har til formål at beskytte personer i forbindelse med behandling af personoplysninger. Det trådte i kraft den 25. maj 2018.

Foreninger er også underlagt persondataforordningen, og er forpligtet til at udforme og offentliggøre en såkaldt privatlivspolitik og fortegnelse samt indgå en databehandleraftale med samarbejdspartnere og leverandører. Disse oplysninger findes nedenfor.

I praksis betyder det, at Foreningen Dansk Vin skal beskrive og oplyse hvilke persondata der indsamles, opbevares og hvad de anvendes til, samt hvem der har adgang til oplysningerne. Desuden skal man oplyse hvilke data man videregiver til 3. part. “Vilkår for medlemskab” er tilgængelig ved indmeldelse og på Foreningen Dansk Vins hjemmeside.

Se vilkår for medlemskab

For medlemmerne betyder det, udover oplysningerne i “Vilkår for medlemskab”, at medlemmerne har ret til at få udleveret og slettet sine persondata, hvis grundlaget for opbevaringen og anvendelsen ikke længere er til stede.

Dataansvarlig

Foreningen Dansk Vin er dataansvarlig i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesregler:

Foreningen Dansk Vin
Aftenbakken 5
2870 Dyssegård
CVR: 28169388

Personhenførbare data i Foreningen Dansk Vin

Foreningen Dansk Vin indsamler, opbevarer og anvender oplysninger om medlemmerne i forhold til medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning, deltagelse i foreningens aktiviteter og opfyldelse af lovkrav, herunder bogføringsloven. Følgende oplysninger indsamles: Navne-, adresse-, kontakt-, og kontingentoplysninger.

For ansatte indsamles, opbevares og anvendes herudover oplysninger i forhold til lønudbetaling og skatteopkrævning, herunder cpr.nr. og kontooplysninger.
I forbindelse med deltagelse i aktiviteter, f.eks. seminarer, vinskuer og sociale arrangementer indsamler, opbevarer og anvender Foreningen Dansk Vin aktivitetsoplysninger, f.eks. deltagergebyr, høstoplysninger og præmieuddelinger.

Foreningen Dansk Vin indsamler, opbevarer og anvender kun almindelige personoplysninger (artikel 6 i databeskyttelsesforordningen). Der indsamles ingen følsomme personoplysninger (artikel 9 i databeskyttelsesforordningen).

Cookies

Foreningen Dansk Vins hjemmeside anvender cookies. Der indsamles ikke personhenførbare data, men kun anonyme besøgsstatistikker.

Tredjeparter med adgang til cookies

– Morningtrain

Morningtrain ApS er en tredjeparts webbureau tilknyttet Foreningen Dansk Vin. Morningtrain har kun adgang gennem en krypteret portal kaldet LastPass.

LastPass er stærkt krypteret med algoritmer, der sørger for fuldstændig sikkerhed i skyen. Data er krypteret på enhedsniveau og er holdt hemmeligt for LastPass selv. Det er altså kun Morningtrain medarbejdere, der har adgang til disse data. Med en to-trinsbekræftelse er denne service gjort endnu mere sikker. Når ansættelsesforhold ophører hos Morningtrain, bliver den tidligere ansatte fjernet fra alle adgange i LastPass.

Data fra Google Analytics har Morningtrain adgang til. Disse bliver udelukkende benyttet til statistik og rapportering.

Sitet er hostet hos time4vps, som er placeret i Letland.

Læs mere om hvordan Morningtrain ApS behandler din data her.

Billeder

Foreningen Dansk Vin indsamler, opbevarer og anvender billeder, der er taget i forbindelse med Foreningen Dansk Vins aktiviteter under skyldig hensyn til de ophavsretslige regler. Billederne anvendes bl.a. i aviser og fagblade samt i foreningens medier, f.eks. Vinpressen, hjemmesiden og Facebook.

Opbevaring og adgang til personoplysninger og billeder

Personoplysninger opbevares i foreningens administrative system der leveres og hostes af Winkas og Morning Train. Medlemmerne har adgang til egne data og kan selv rette ukorrekte oplysninger.

Foreningens bestyrelse, sekretariat og udvalg har adgang til medlemmernes data. Dog er det kun foreningens kasserer og sekretariat og de generalforsamlingsvalgte revisorer, der har adgang til cpr. numre og kontonumre.

Kontaktoplysninger og tilhørende billeder på frivillige ledere og ansatte, herunder bestyrelsen og udvalg er offentligt tilgængelige i foreningens medier, f.eks. hjemmesiden og i Vinpressen.

Medlemmernes kontaktoplysninger er tilgængelige for andre medlemmer på hjemmesiden efter login.

Der er indgået en databehandleraftale med Winkas og Morning Train.

Videregivelse af personhenførbare data

I forbindelse med deltagelse i f.eks. seminarer, kurser og vinskuer, videregives kontaktoplysninger til arrangørerne.

I den udstrækning, der er lovmæssig oplysningspligt, videregives de nødvendige oplysninger, f.eks. ansættelsesmæssige forhold og erhvervsmæssige forhold overfor offentlige myndigheder.

Medlemmernes ret til at få slettet persondata

Billeder

Billeder, der er taget på offentlige områder eller i forbindelse med foreningens aktiviteter kan ikke kræves slettet.
Billeder, hvor der er givet samtykke til anvendelse til et bestemt formål, kan ikke kræves slettet, men må ikke anvendes til andre formål.

Persondata

Medlemsdata og kontingentoplysninger vil sædvanligvis være omfattet af bogføringsloven og kan slettes efter 5 år.
Oplysninger i forbindelse med deltagelse i foreningens aktiviteter kan sædvanligvis slettes efter et år.
Historiske data har medlemmerne ikke ret til at få slettet. Det drejer sig f.eks. om resultater, tildeling af præmier og hverv i foreningen. Historiske data vil kun blive gemt med begrænsede personoplysninger, f.eks. navn, årstal, kategori, præmie og billede.

Medlemmer, der ønsker sine persondata slettet, kan sende en anmodning til sekretariatet@vinavl.dk

Yderligere oplysninger

Europa-Parlamentet og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger:

http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=CELEX:31995L0046:DA:HTML

Den danske betænkning:

https://www.justitsministeriet.dk/sites/default/files/media/Pressemeddelelser/pdf/2017/bet_1_1.pdf

https://www.justitsministeriet.dk/sites/default/files/media/Pressemeddelelser/pdf/2017/bet_1_2.pdf

Datatilsynets vejledninger:

https://www.datatilsynet.dk/hvad-siger-reglerne/vejledning/foreninger-